仕事のタスクを、打ち合わせとそれ以外で分ける理由

現在勤めている会社では、毎日の仕事をスプレッドシートにタスクリストの形で書き込む決まりになっています。ただ、書き込むだけしか決まっておらず、記載方法は各個人に一任なため、内容は統一化されておらず、なんだかなぁと思っています。

私の書き方は、今のところ打ち合わせとそれ以外で分けています。その理由は、アウトプットを出すタスクと、出さないタスクを明確に分けておきたいからです。日々の仕事では最小のインプットで最大のアウトプットを出す生産性が求められます。そのため、アウトプットを出せていない時間を明確にしておく必要があります。残念ながら、今の職場環境だと打ち合わせがアウトプットを出す場にならないことが多いです。単なる情報共有の場であったり、「結局、結論は何だったの？」と思ってしまう打ち合わせが多いのが現状です。

それを改善する取り組みもやっていますが、それは別のネタとして、アウトプットするタスクを明確に分けるために、打ち合わせを切り離しています。打ち合わせの数を可視化すると同時に、数が多いと、いかに無駄な時間を過ごしていたかを一日の終わりに振り返ることができ、打ち合わせの数、時間を減らす動機づけになっています。

※もちろん、全ての打ち合わせがアウトプットゼロという訳ではありません。